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Digitale Revolution in der IT-Vergabe? - EVB-IT digital und EVB-IT Rahmenvereinbarung im Überblick
Die Digitalisierung der Verwaltung erfordert moderne IT-Beschaffungsprozesse. Ein wichtiger Schritt können die im September 2024 veröffentlichte neue EVB IT-Rahmenvereinbarung und vor allem das bereits 2023 veröffentlichte Tool „EVB-IT digital“ darstellen. Letzteres ist als innovatives Werkzeug der automatisierten Vertragserstellung („Vertrags-Wizard“) ausgestaltet. Es soll Abläufe vereinfachen, die Effizienz erhöhen und die IT-Beschaffung letztendlich zukunftsfähig machen.
Die fortschreitende Digitalisierung führt zu immer komplexeren Herausforderungen bei der IT-Vergabe. Zur Optimierung der Prozesse wurde 2023 die open source Anwendung „EVB-IT digital“ vom Bundesministerium des Inneren (BMI) und der Arbeitsgruppe EVB-IT entwickelt und kostenfrei bereitgestellt. Im September 2024 folgte dann erstmals ein EVB-IT Vertragsmuster, das aufgrund seines Umfangs ausschließlich über dieses Tool konfigurierbar ist - die EVB-IT Rahmenvereinbarung. Die bisherigen 11 EVB-IT-Vertragstypen bleiben vorerst in textbasierter Form bestehen. Laut Website des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (CIO Bund) ist die Digitalisierung dieser Vertragsdokumente jedoch bereits im Gange.
Das kostenfrei Downloadpaket des EVB-digital enthält die drei Dateien EVB-IT Rahmenvereinbarung Formulardesigner.json, EVB-IT Rahmenvereinbarung.json und die eigentliche Anwendung, den EVB-IT.digital.1.5.8.Player. Die Anwendung läuft als HTML-Datei direkt im Browser, was eine Installation nicht erforderlich macht. Vertragsmuster werden als JSON-Playbook zur Bearbeitung hochgeladen, wo dann ein interaktiver Dialog mit der Anwendung beginnt.
Im Rahmen des durch die Anwendung gesteuerten Frage-Antwort-Systems wird der Vertrag schrittweise und strukturiert erstellt. Der Nutzer wird systematisch durch das EVB-IT Vertragsmuster geführt, wobei abhängig von den gewählten Antworten nachfolgende Schritte automatisch entfallen können. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung gegenüber der herkömmlichen EVB-IT-Vertragsbearbeitung und ermöglicht eine intelligente, regelbasierte Vertragserstellung. Zudem bietet das Tool Hinweise und Erläuterungen, die potenzielle Fehler vermeiden sowie inhaltliche Konsistenz und Optimierung sicherstellen können. Beispielsweise wird darauf hingewiesen, dass eine Mindestabnahmemenge in der Rahmenvereinbarung in der Regel die Kalkulationssicherheit der Bieter erhöht und somit zu günstigeren Preisen führen kann.
Nach aktuellem Stand kann ausschließlich die EVB-IT Rahmenvereinbarung in die Anwendung EVB-IT-digital hochgeladen werden. Bemerkenswerter hierbei ist, dass bis September 2024 keine EVB-IT Vorlage für eine Rahmenvereinbarung existierte, obwohl Rahmenvereinbarungen (vgl. § 103 GWB, § 21 VgV, § 15 UVgO) ein wesentliches Instrument der Vergabepraxis sind, da sie eine flexible und effiziente Beschaffung bei wiederkehrenden Bedarfen ermöglichen. Die neue EVB-IT Rahmenvereinbarung besteht aus zwei Teilen, wobei der zweite Teil in weitere Module unterteilt ist. Der erste Teil wird als „Teil A“ bezeichnet. Hier werden Regelungen festgelegt, die für alle Leistungsbereiche gelten, wie beispielsweise die Bestimmung von mehreren Auftraggebern oder Auftragnehmern, Laufzeit und Kündigung der Rahmenvereinbarung, Modalitäten der Einzelaufträge oder etwaige Mindest- und Höchstabnahmevolumina. In „Teil B“ können verschiedene „Module“ integriert werden, die durch die bestehenden EVB-IT-Vertragstypen abgebildet werden. Für die EVB-IT Rahmenvereinbarung existieren keine eigenen AGB. Stattdessen werden - je nach Einbeziehung in „Teil B“ - die AGB anderer EVB-IT Vertragstypen herangezogen.
Fazit: Das durch EVB-IT digital eingeführte Konzept eines „intelligenten“ Workflows stellt eine wesentliche Verbesserung in der IT-Beschaffung dar, indem es effiziente Abläufe mit erhöhter Entscheidungssicherheit kombiniert. Gezielte Hinweise und eine strukturierte Prozessführung ersetzen die teilweise mühsame Befüllung von Vertragsmustern. Besonders positiv ist die Einführung der EVB-IT Rahmenvereinbarung, die öffentliche Auftraggeber von der Notwendigkeit entbindet, eigene Vereinbarungen zu erstellen, und so Standardisierung, Transparenz und Effizienz fördert.
Autor
Peter Schwientek
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