Für die Erstaufnahmeeinrichtungen des Landes Brandenburg muss täglich eine warme Mahlzeit zubereitet werden. Leinemann Partner begleiteten das Vergabeverfahren von der Planung bis zur Zuschlagserteilung – durch alle Höhen und Tiefen.
Eine Behörde mit großem Auftrag
Die Zentrale Ausländerbehörde Brandenburg (ZABH) betreibt die Erstaufnahmeeinrichtung (EAE) des Landes Brandenburg für Asylsuchende – und das an gleich vier Standorten: Eisenhüttenstadt, Frankfurt (Oder), Wünsdorf und Schönefeld. Mit einer Gesamtkapazität von rund 6.800 Plätzen zählen die Erstaufnahmeeinrichtungen der ZABH zu den größten ihrer Art im Osten der Bundesrepublik. Zur Sicherstellung einer strukturierten, menschenwürdigen Unterbringung werden die Betriebsleistungen der Einrichtungen – zuletzt im Jahr 2015 – an private Dienstleister vergeben. Nach rund einem Jahrzehnt war es für die ZABH an der Zeit, sämtliche Betriebsleistungen erneut auszuschreiben.
Fünf Lose, ein Ziel: Neuausschreibung
Die Gesamtleistungen der ZABH-Einrichtungen gliederten sich in fünf Fachlose, die jeweils von spezialisierten Dienstleistern übernommen werden sollten.
Los 1 – der Unterbringungsbetrieb mit sozialer Betreuung – ist das Herzstück der Einrichtungen und wird standortübergreifend von einem einzigen Auf- tragnehmer erbracht. Los 3 umfasst die Gebäudereinigung an drei Standorten (Eisenhüttenstadt, Frankfurt (Oder) und Wünsdorf), Los 4 den Wachschutz einschließlich eines Notfahrdienstes. Los 5 regelt den Ambulanzbetrieb und die medizinische Grundversorgung an allen Standorten.
Bei den Losen 2a und 2b ging es um die Vergabe von Verpflegungsleistungen. Das ist der gesamte Küchenbetrieb – von der Essensausgabe über die Be- wirtschaftung der Speiseräume bis zur Mitarbeiter-Innenverpflegung. Der Auftragswert belief sich für vier Jahre auf rund 28,4 Millionen Euro brutto.
Los 2a und 2b: Catering im Großformat
Da die Leistungsbeschreibung funktional gestaltet war und das gewünschte Ergebnis beschrieb, wählte die ZABH als Vergabeart das Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb.
Die ZABH hat Leinemann Partner frühzeitig als externe Vergabe- und Kontaktstelle eingebunden. Die Fachanwältin für Vergaberecht Eva-Dorothee Leinemann und Yaroslav Shevchuk, ebenfalls Fachanwalt für Vergaberecht, aus dem Berliner Büro begleiteten das Verfahren von der Erstellung der Vergabeunterlagen bis zur Zuschlagserteilung.
Acht Bewerber, drei Bieter
Nach Veröffentlichung gingen acht Teilnahmeanträge ein. Die drei bestplatzierten Bewerber wurden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Nach den Verhandlungen forderte der Auftraggeber die Bieter zur Abgabe finaler Angebote auf. Nach Prüfung und Wertung der finalen Angebote konnte sich die Ecolog Deutschland GmbH durchsetzen.
Einleitung der Nachprüfungsverfahren
Die unterlegenen Bieter – darunter auch der bisherige Leistungserbringer – rügten nach Erhalt der Bieterinformationen in beiden Losen die Wertungs-entscheidung und stellten Ende September Nachprüfungsanträge bei der Vergabekammer des Landes Brandenburg.
Leinemann Partner entwickelten einen Notfallplan. Um die Verpflegung der Bewohnerinnen und Bewohner in den Einrichtungen bis zur Entscheidung der Vergabekammer sicherzustellen, erfolgten drei Interimsausschreibungen für die einzelnen Stand orte der ZABH (Eisenhüttenstadt, Frankfurt (Oder) und Wünsdorf).
Die drei Interimsausschreibungen hat die Mandantin zusammen mit dem Team von Leinemann Partner in kürzester Zeit parallel vorbereitet und ver- öffentlicht. Ein Marktteilnehmer erhielt schließlich den Zuschlag für die Standorte Eisenhüttenstadt und Frankfurt (Oder), einen anderen Marktteilnehmer bezuschlagte die ZABH für die Erbringung der Inte-rimsleistungen am Standort Wünsdorf. Damit war die akute Gefahr für die BewohnerInnen der Erstaufnahmeeinrichtungen kurzerhand gebannt.
Happy End kurz vor Weihnachten
Ende Dezember 2025 löste sich die kritische Situation in Wohlgefallen auf. Einer der beiden unterlegenen Bieter nahm seinen Nachprüfungsantrag zurück. Der zweite unterlegene Bieter folgte nur wenige Tage später, nachdem eine vergleichsweise Lösung gefunden wurde.
Zur Freude aller Beteiligten konnte die ZABH schließlich am 22. Dezember 2025 – eine Art vorgezogenes Weihnachtsgeschenk – den Zuschlag in beiden Losen an die Ecolog Deutschland GmbH erteilen.
Fazit: Verlässlichkeit trotz Ausnahmezustand
Das Verfahren zeigt anschaulich, wie essenziell eine enge Zusammenarbeit mit einem engagierten Mandanten ist. So können mit vereinten Kräften selbst turbulente Situationen oder drohende Gefahren rechtzeitig abgewendet werden. Leinemann Partner standen der ZABH in jeder Phase der Verfahren zur Seite. Für die Bewohnerinnen und Bewohner der Erstaufnahmeeinrichtungen bedeutet das am Ende eine gesicherte Verpflegung, für die ZABH einen rechtssicheren Vertrag und, wenn alles gut läuft, bis zu elf Jahre »Ruhe« bis zur nächsten Ausschreibung.
